Vereinssoftware für CSCs: 5 Anbieter im Vergleich

Vereinsadministration, Verwaltung, Buchhaltung, Steuern – Schon mal davon gehört?

Ihr habt euch also entschlossen, einen CSC zu gründen. Der Vorstand ist aufgestellt, die Satzung bestätigt, die Mitglieder stehen schon an der Startlinie und die Planungen gehen schon in Richtung der Aufbau der Produktion. Etwas vergessen? Richtig, die „langweiligen“ Themen im Rahmen der Vereinsgründung gibt es ja auch noch. Es soll nicht despektierlich klingen, aber es gibt natürlich für einen CSC interessantere Themen als die Administration des Vereines sowie der Mitglieder, die Dokumentation der finanziellen Aktivitäten im Verein (Buchhaltung) als auch die Bearbeitung steuerlicher Themen.

Erster Schritt ist es, eine Person im Verein als Kassenwart / Schatzmeister zu bestimmen, welcher aufgrund seiner Funktion die Verantwortung für die administrativen sowie finanziellen Aktivitäten und deren Dokumentation übernimmt.

Die richtige Vereinssoftware: darauf kommt es an

Bevor ihr beginnt, solltet ihr euch für das passende Softwarepaket entscheiden, welches euren Ansprüchen sowie Anforderungen am ehesten entspricht. Der Softwaremarkt bietet für Vereine viele leistungsfähige Softwarepakete an, die mit umfangreichen Funktionen euch bei der Vereinsarbeit unterstützen. Grundlegende Funktionen der Mitgliederverwaltung werden je nach Bedarf ergänzt um Finanzfunktionen wie Buchhaltung bzw. Kassenführung.

• Mitgliederverwaltung
• Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben (u.a. der Beiträge sowie Spenden)
• Buchführung (inkl. Kassenführung)
• Aufstellung Haushaltsplan
• Ansprechpartner für interne und externe Anfragen (Rechenschaftspflicht)
• Durchführung von Meldungen an diverse Institutionen

Im besten Fall habt ihr im Kreis eurer Mitglieder schon jemanden, der sich mit diesen Themen auskennt und bereit ist, diese Aufgabe und die damit einhergehende Verantwortung zu übernehmen. Wenn nicht, ist das allerdings auch nicht das Ende.

Nicht nur die Softwareanbieter leisten umfangreichen Support, der Lösungen und Antworten für typische Fragestellungen bereithält, sondern auch andere Institutionen wie DATEV oder HAUFE bieten viele wissenswerte Artikel oder Schulungen an, so dass sich auch ein Neuling mit etwas Geduld umfangreich einlesen kann.

Einen ersten Überblick bietet die folgende Listung (Reihenfolge ist zufällig, Preisangaben berücksichtigen die Maximalanzahl von 500 Mitgliedern):

Clubdesk Vereinssoftware

Die Softwarelösung ClubDesk vom Schweizer Unternehmen reeweb ag aus Basel ist der erste Kandidat. Besonderheit an dieser Suite ist die Möglichkeit, die Vereinshomepage direkt mit ClubDesk zu erstellen/gestalten und auf Basis der Daten im Hintergrund wird gleichzeitig die Homepage aktuell gehalten (z.B. der Kalender auf der Homepage). Da die Firma wie schon angesprochen in der Schweiz beheimatet ist, sei der Hinweis an dieser Stelle erlaubt, dass lt. Anbieter natürlich die Vorgaben der DSGVO nach europäischem Recht eingehalten werden.

Es gibt 4 verschiedene kostenpflichtige Pakete, die sich nur in geringem Maße über die Funktionalitäten unterscheiden, sondern eher über die Anzahl der zu verwaltenden Mitgliederzahl. Die passende Variante schlägt mit 28 Euro brutto monatlich zu Buche. Das 5. Paket, welches kostenlos ist, fällt aber bei nur 50 möglichen Mitgliedern und einem deutlich verringerten Leistungsumfang in der Betrachtung heraus.

Link zum Anbieter: www.clubdesk.de

Vorteile:

• Kostenloser Testzeitraum für alle Varianten (30 Tage)
• Leistungsumfang ist bei den kostenpflichtigen Varianten fast ident
• Vereinshomepage kann mit ClubDesk erstellt werden, wichtige Bestandteile wie Kalender werden dadurch ohne Zusatzaufwand aktuell gehalten
• Keine lokale Installation notwendig, Tool wird online aufgerufen und verwendet
•  Auch auf Tablet bzw. Smartphone nutzbar
• Mit einem aktuellen Update wurde ein frischeres, moderneres Layout erstellt

Nachteile:

• Eine DATEV Schnittstelle zur Übergabe der Daten an einen Steuerberater wird nicht beworben
• Abruf von Kontenbewegungen des Vereinsbankkontos oder von anderen Quellen wie Paypal scheint nicht unterstützt

EasyVerein

Es gibt 4 verschiedene Funktionspakete zur Auswahl, die Funktionsauswahl ist aber vorgegeben und kann nicht modular vom Interessenten ausgewählt werden. Nach Auswahl des gewünschten Paketes staffelt sich der Beitrag auch noch nach der Anzahl der Mitglieder. Rabatt bei Halbjahres-/Jahreszahlung, monatliche Zahlung unrabattiert. Die Preise bewegen sich zwischen 18,20 Euro und 49,40 Euro brutto pro Monat für die Vereinsgröße von 500 Mitgliedern je nach Leistungspaket ohne mögliche Rabatte.

Link zum Anbieter: www.easyverein.com

Übrigens: Als CSC Mitglied haben wir dir einen zusätzlichen einmaligen Rabatt auf deine erste Zahlung (egal, ob monatlich, vierteljährlich oder jährlich) in Höhe von 10 % gesichert. Der Rabatt kann mit dem Laufzeitrabatt kombiniert werden – eine Kombination mit weiteren Rabatten klappt nicht.

Bei Interesse an diesem exklusiven CSC-Maps Rabatt schreibe uns bitte eine E-Mail.

Vorteile:

• Zeitlich unbegrenzter Testzeitraum
• Umfangreiches Modulangebot, welche in sich mit sehr vielen Funktionen aufwarten
• Abruf von Kontenbewegungen aus dem Onlinevereinskonto möglich
• Übergabe Finanzdaten per DATEV-Schnittstelle an Steuerberater möglich
• Auch ein eigener Zugang für den Steuerberater ist möglich
• Erlaubt auch die Erstellung von Mitgliederzugängen
• Sehr interessant ist auch die Möglichkeit der Erstellung eigener Datenfelder
• Integration mit Drittanbietern vorhanden (z.B. für Datenspeicherung, Inkasso, digitaler Mitgliedsausweis)
• Integriertes Onlineanmeldeformular für Interessenten möglich
• Erstellung eines Forums für die Mitglieder
• Smartphone App für Administratoren und Mitglieder
• Keine lokale Installation notwendig, Tool wird online aufgerufen und verwendet
• Lizenzvertrag monatlich kündbar (wenn die entsprechende Vertragslaufzeit gewählt wurde)
• Schneller Support, lt. Anbieter meistens innerhalb 2h an Werktagen

Nachteile:

• Max. Mitgliederanzahl wären 500 Mitglieder beim größten Paket (für mehr benötigt man ein separates Angebot von EasyVerein), worin allerdings inaktive bzw. auch ehemalige Mitglieder zählen, solange die Daten gespeichert bleiben
• Die Modulauswahl der 4 Pakete wird durch den Hersteller vorgegeben, eine selbständige Zusammenstellung der Module in einem Leistungspaket ist leider nicht möglich

MeinVerein (Wiso)

Im Gegensatz zu den vorherigen Anbietern gibt es bei Wiso noch zusätzlich zur cloudbasierten eine Desktopvariante. Während es die Web-Variante mit den Grundfunktionen wie Mitgliederverwaltung usw. sogar kostenlos gibt, erhält man die Desktopvariante nur als Komplettpaket mit dem umfangreichen Finanzmodul. Eine Preisstaffelung ergibt sich zusätzlich noch anhand der Anzahl der Mitglieder, so dass sich die Preise für die Webvariante zwischen 0 Euro (ohne Finanzmodul) und 42 Euro brutto monatlich bewegen. Die Desktopvariante inkl. Finanzmodul kostet für die Verwaltung von 500 Mitgliedern 41,65 Euro im Monat.

Link zum Anbieter: www.buhl.de

Vorteile:

• Testversion steht 30 Tage zur Verfügung
• Sehr leistungsfähiges Finanzmodul
• Abruf von Kontenbewegungen aus dem Online-Vereinskonto oder von z.B. Paypal möglich
• Übergabe Finanzdaten per DATEV-Schnittstelle an Steuerberater vorgesehen
• Keine lokale Installation notwendig in der Web-Version
• Separate App bietet zusätzliche Funktionen
• Sehr aktiver Support

Nachteile:

• Desktopvariante ist nur lokal nutzbar, also der Nutzerkreis ist auf einen Anwender beschränkt
• Apple User sind außen vor, die Desktopvariante steht nur für Windows-PC zur Verfügung

Campai

Ein noch „junger“ Anbieter im Markt ist die LuckyShot GmbH mit Ihrer Softwarelösung „Campai“. Angetreten mit dem Ziel, die Vereinsverwaltung und alles was dazugehört ein wenig besser zu machen, verfügt dieses Softwarepaket über einen sehr guten Funktionsumfang mit interessanten Details. Von der Mitgliederverwaltung über die Finanzen bis hin zur eigenen App sowie einem eigenen Mitgliederportal bleiben hier fast keine Wünsche offen. Preislich gesehen ist Campai sehr flexibel und orientiert sich an der aktuellen Zahl der Mitglieder, der Mindestbeitrag sind 30 Euro brutto pro Monat (inkl. 100 Mitgliedern) bis hin zu 94 Euro für unser Sample (500 Mitglieder).

Link zum Anbieter: www.campai.com

Vorteile:

• Sehr umfangreiche Softwarelösung
• Moderne Oberfläche, die einzelnen Module sind sehr gut miteinander verknüpft unter der einheitlichen Oberfläche
• Abruf von Kontenbewegungen aus dem Online-Vereinskonto oder von z.B. Paypal möglich
• Erstellung und Übermittlung eigens aufgestellter Jahresabschlüsse möglich
• Übergabe Finanzdaten per DATEV-Schnittstelle an Steuerberater vorhanden
• Flexibel durch Online-Anwendung
• Separate App bietet zusätzliche Funktionen
• Sehr aktiver Support mit speziellen Angeboten zur Einrichtung bzw. Schulung
• Einrichtung eines Mitglieder-Portals möglich
• Umfangreiche Statistikfunktionen
• Wenn nötig, die kurze Kündigungsfrist von einem Monat bringt sehr viel Flexibilität mit sich

Nachteile:

• Testversion steht „nur“ 14 Tage zur Verfügung
• Preislich hebt sich Campai bei der Anzahl von 500 Mitgliedern etwas nach oben ab
• Einige Funktionen bzw. Optionen verursachen Extrakosten wie (SMS Versand, Briefversand, Digitale Ausweise) – Diese Kosten sind aber ausgewiesen

KURABU

Das Team von KURABU (japanisch für „gemeinsam“ bzw. „vereint“) ist ebenfalls angetreten, das Vereinsleben wieder in den Mittelpunkt zu rücken und die notwendige Verwaltungsarbeit mithilfe der eigenen digitalen Softwarelösung einfacher zu gestalten sowie die Mitglieder bestmöglich zu vernetzen. Dafür bringt die Lösung viele Funktionen mit, die Sie von anderen Softwarelösungen abheben. Insbesondere der Fokus aufs die interne Vereinskommunikation (soziale Intranet) sowie die Vorstellung zusätzlicher Monetarisierungsoptionen (z.B. Kontaktloses Zahlen und Spenden) sind in diesem Zusammenhang hervorzuheben. Der Mindestbeitrag sind 29 Euro brutto pro Monat (inkl. 150 Mitgliedern bei jährlicher Zahlung) bis hin zu 99 Euro monatlich (bei jährlicher Zahlung) für unser Sample (500 Mitglieder).

Link zum Anbieter: www.kurabu.com

Vorteile:

• Testversion steht 30 Tage zur Verfügung
• Softwarelösung mit großen und vielseitigem Funktionsumfang (Es sind immer alle Optionen enthalten)
• Moderne und übersichtliche Oberfläche
• Übergabe relevante Finanzdaten per DATEV-Schnittstelle an Steuerberater möglich oder an externe Software (z.B. Lexware) möglich
• Flexibel durch Online-Anwendung
• Beliebig viele Administratoren möglich
• Separate App bietet zusätzliche Funktionen
• Sehr aktiver Support mit speziellen Angeboten zur Einrichtung bzw. Schulung (zeitlich begrenzte kostenlose Beratung im Paket enthalten, Schulungsvideos verfügbar)
• Einrichtung eines geschützten Mitgliederbereiches möglich

Nachteile:

• Für unser Sample (500 Mitglieder) preislich am höchsten im Vergleich
• Nur jährlich kündbar
• Für die Buchhaltung bietet die Lösung nur Grundfunktionen im Rahmen der Einnahmen, es ist also noch ein weiteres externes Tool oder die Zusammenarbeit mit externen Spezialisten nötig zur Bearbeitung der vollständigen Buchhaltung